Hoe regel je de facilitaire dienstverlening van een bedrijf?

Jan 22, 2023

—

Wanneer jij de facilitaire dienstverlening binnen je bedrijf wilt opzetten, is het belangrijk dat je dit op de juiste manier aanvliegt. Op het moment dat nu één persoon hiervoor verantwoordelijk is, is dit natuurlijk geen enkel probleem, maar wat nu op het moment dat deze persoon ziek is of het te druk heeft? Om er dan voor te zorgen dat alles blijft doorlopen, is een goed plan natuurlijk van wezenlijk belang. Te vaak wordt namelijk het belang van een goede facilitaire dienstverlening binnen een bedrijf onderschat. Hele eenvoudige taken die bij een facilitaire dienstverlening horen, zijn het bijvullen van de koffie. Je kunt je natuurlijk wel voorstellen hoe vervelend of het is wanneer je op maandagochtend je computer opstart, je naar de koffieautomaat loopt en er geen koffie meer uitkomt, omdat de bonen niet zijn aangevuld. Zo kunnen we natuurlijk nog tal van andere zaken voor je opnoemen, die van belang zijn. Maar hoe regel je dit nu eigenlijk voor jouw bedrijf?

Breng de werkzaamheden in kaart

De werkzaamheden van een facilitair medewerker kunnen ontzettend breed zijn. Enkele taken die hier vaak standaard bij horen zijn het aanvullen van voorraden, het verzorgen van de catering, het schoonhouden van het gebouw en natuurlijk ook het tijdig bestellen van producten die bijna op zijn. Een allesomvattende job die vooral voor de wat grotere bedrijven onmisbaar is. Des te belangrijker dus dat je tijdens het maken van een plan exact in kaart brengt welke werkzaamheden er bij de facilitaire dienstverlening horen. Op deze manier is het natuurlijk een stuk eenvoudiger om iemand uiteindelijk te wijzen op zijn of haar taakverantwoordelijkheid.

Maak een plan

Nadat alle werkzaamheden in kaart zijn gebracht, is het zaak een plan te maken. In dit plan staat niet alleen precies wat er van de werknemers wordt verwacht, maar ook op welke manier. Je wilt natuurlijk wel dat alles op de juiste manier, volgen procedure wordt uitgevoerd. Eenvoudige zaken zoals het dagelijks reinigen van het koffiezetapparaat is er hier bijvoorbeeld één van. Je zult zien dat wanneer je dit keurig en gedetailleerd opstelt, je hier tot in lengte van jaren plezier van hebt. Uiteraard is het daarbij wel zaak dat je ook iemand aanwijst die dit monitort. Dit kan zijn een hoofd facilitair, maar ook de kwaliteitsdienst binnen een bedrijf kan hier een belangrijke rol in spelen.

Intern of extern?

Nadat je alles in kaart hebt gebracht, kun je ervoor kiezen dit deel in eigen beheer te houden, maar kun je ook het volledige facilitaire stuk uitbesteden. Vaak zie je dat de grotere bedrijven ervoor kiezen dit te laten uitvoeren door een externe partij. Zo hoeven ze namelijk ook niet zelf allerlei procedures op te stellen en kunnen ze relatief eenvoudig integreren in het bedrijf. Dit heeft daarnaast ook als voordeel dat er geen mensen hoeven te worden aangenomen of te hoeven worden vrijgespeeld. Mocht je het idee hebben dat je als bedrijf groeit, dan is het relatief eenvoudig om snel te kunnen opschalen. Voor een externe facilitaire dienstverlener is het opschalen natuurlijk geen enkel probleem.